5S整理三要素是指：区分必需品与非必需品、清理非必需品、明确必需品存放位置。
5S整理三要素：打造高效有序工作空间的关键
在现代工作环境中，5s管理方法被广泛应用于提升工作效率和优化工作空间，整理作为5S的首要步骤，具有至关重要的意义，它涉及到对工作场所物品的全面梳理与分类，为后续的整顿、清扫、清洁和素养奠定基础，而要实现有效的整理，需要明确其三要素，即区分必需品与非必需品、确定放置场所以及设定摆放标准，以下将详细阐述这三个关键要素及其实施方法。
一、区分必需品与非必需品
这是整理的核心任务之一，旨在识别出工作区域内真正需要的物品，并将其他不必要的物品清除出去。
（一）判断必需品的标准
1、常用性：在日常工作中频繁使用的物品，如生产工具、办公用品、文件资料等，这些是确保工作正常运转不可或缺的部分，生产线上的工人每天操作的机器设备，以及办公室员工日常使用的电脑、打印机等，都属于常用物品。
2、必要性：虽然不经常使用，但在特定情况下必不可少的物品，如备用零件、应急设备、重要文件的备份等，以工厂为例，一些关键设备的备用零部件，平时可能用不到，但一旦设备出现故障，没有它们就无法及时修复，影响生产进度，因此也是必需的。
3、价值性：对工作目标的达成具有直接或间接贡献的物品，销售部门的客户合同档案，直接关系到业务交易和公司收益；研发部门的技术资料，有助于推动新产品的开发和创新，这些都因其高价值而被认定为必需品。
（二）清理非必需品的方法
1、定期盘点：设定固定的时间周期，如每月或每季度，对工作区域进行全面清查，将物品逐一列出清单，然后根据上述判断标准确定哪些是非必需品。
2、设立暂存区：对于一时难以判断的物品，可以先放置在暂存区，在一定时间内（如一周）观察其使用情况，若确实未被使用，则判定为非必需品进行处理。
3、坚决处理：对于确定的非必需品，应果断采取相应措施，如果是有价值但不再使用的物品，可以考虑变卖、捐赠或移交给其他有需要的部门；如果是无价值的废弃物，如废旧纸张、损坏的工具等，则直接丢弃。
二、确定放置场所
在区分好必需品与非必需品后，接下来需要为留下的必需品规划合适的存放位置，以确保其易于获取和使用，同时保持工作区域的整洁有序。
（一）选择放置场所的原则
1、依据使用频率：将经常使用的物品放置在便于取用的位置，遵循“最短距离原则”和“最便捷原则”，办公室中常用的文具应放在员工伸手可及的桌面抽屉或笔筒内；工厂车间里，工人操作时所需的工具最好挂在操作台附近或放置在工具架上，方便随时拿取。
2、考虑物品特性：根据物品的物理、化学性质等因素选择合适的存放环境，如易燃易爆物品应存放在专门的防爆仓库，并配备相应的消防设施；精密仪器则需要放置在干燥、无尘、温度适宜的环境中，以保证其精度和性能不受影响。
3、符合工作流程：按照工作流程的顺序和逻辑来安排物品的放置场所，使物品的流动顺畅，减少不必要的动作和时间浪费，在组装线上，零部件的摆放顺序应与装配工序一致，从左到右或从上到下依次排列，方便工人进行组装操作。
（二）标识放置场所
1、区域划分：使用不同颜色的胶带、油漆或围栏等将工作区域划分为不同的功能区，如办公区、生产区、仓储区、通道等，并明确标注每个区域的名称和用途。
2、货架编号：对于存放物品的货架、柜子等容器，进行统一编号，并在每个编号处标明所存放物品的名称、规格、数量等信息，便于快速查找和管理。
3、制作位置地图：绘制详细的工作场所平面布局图，清晰显示各个物品放置场所的位置、面积大小以及相互之间的关系，新员工入职或访客参观时能够一目了然。
三、设定摆放标准
明确的摆放标准可以确保物品在放置场所内的整齐划一，不仅提高工作效率，还能营造良好的视觉感受。
（一）制定摆放标准的方法
1、形状规则：对于形状较为规则的物品，如盒子、瓶子等，应采用统一的摆放方向和排列方式，在货架上存放的物料盒，可以规定全部竖着摆放或横着摆放，且标签朝外，方便查看和识别。
2、数量限定：根据容器的大小和物品的使用情况，确定每个容器内合理的物品存放数量，如抽屉内的文件夹，每个抽屉规定放置一定数量（如 10 个），既保证抽屉关闭顺畅，又能避免物品过多导致混乱。
3、高度限制：考虑到物品的稳定性和安全性，以及人员操作的便利性，对物品的堆放高度进行限制，较重或较大的物品应放置在较低的层次，较轻或较小的物品放在较高的位置，同时确保物品堆放不超过规定的层数和高度。
（二）维持摆放标准
1、培训教育：对所有员工进行 5S 整理知识的培训，使其了解摆放标准的重要性和具体要求，并通过实际操作演示让员工掌握正确的摆放方法。
2、定期检查：成立专门的 5S 检查小组，定期对工作区域的摆放情况进行检查和评估，发现问题及时纠正，并对表现优秀的部门或个人给予表扬和奖励。
3、持续改进：鼓励员工提出关于摆放标准的改进建议，根据实际情况不断优化和完善摆放标准，使其更加科学合理、符合实际工作需求。
通过对 5S 整理三要素的深入理解和有效实施，企业可以显著改善工作环境，提高工作效率，减少浪费和失误，为企业的持续发展奠定坚实的基础。
FAQs
问题 1：如何让员工积极参与到 5S 整理工作中？
解答：要加强培训教育，让员工充分认识到 5S 整理工作的重要性和好处，如提高工作效率、改善工作环境、保障安全生产等，建立激励机制，对在 5S 整理工作中表现优秀的员工给予物质奖励（如奖金、奖品）和精神奖励（如荣誉证书、公开表扬），激发员工的积极性和主动性，还可以通过组织团队活动、竞赛等形式，增强员工的团队协作意识和参与感。
问题 2：在实施 5S 整理过程中，遇到员工不理解或抵触怎么办？
解答：当遇到这种情况时，管理者应及时与员工进行沟通交流，了解他们的困惑和担忧所在，针对员工提出的问题和疑虑，耐心地进行解释和说明，提供具体的解决方案和指导，可以通过示范引领的方式，让员工看到 5S 整理工作的实际效果和好处，消除他们的抵触情绪，鼓励员工参与到 5S 标准的制定过程中，使他们感受到自己是工作的参与者和受益者，从而更加积极地配合实施。
小编有话说
5S 整理工作并非一蹴而就，而是一个持续改进的过程，企业在推进 5S 管理时，要注重细节，持之以恒，让整理成为企业文化的一部分，只有全员参与、共同努力，才能真正实现工作场所的高效有序，为企业创造更大的价值，希望本文能帮助大家更好地理解和应用 5S 整理三要素，在实际工作中取得良好的效果。
