5S整理的两个步骤分别是：第一步，区分必需品和非必需品；第二步，清理非必需品。

5S整理的两个步骤分别是什么

在现代企业管理和工作场所优化中，5S管理方法被广泛应用，整理（Seiri）是5S体系的基础环节，它旨在区分必需品和非必需品，并清除工作场所中的非必需品，以下是整理的两个主要步骤：

第一步：明确区分必需品和非必需品

确定判断标准

基于使用频率：对于工具、设备、文件等物品，根据其在工作中的使用频率来判断是否为必需品，在生产线上，每天多次使用的专业工具属于必需品，而几个月才可能用上一次的备用特殊工具则可能被视为非必需品，但需要注意的是，即使是不常用的物品，如果在工作中具有潜在的重要作用，如应对紧急维修或特殊情况的工具，也应谨慎判断。

依据工作流程：分析每个物品在工作流程中的作用，直接参与产品生产、服务提供或业务流程的关键物品是必需品，在办公室中，电脑、打印机等用于日常办公文档处理的设备是必需品，而一些与当前项目无关的个人生活用品则属于非必需品。

考虑客户要求：如果某些物品是满足客户特定需求所必需的，那么它们应被视为必需品，在酒店客房中，为了满足客人的基本住宿需求，床铺、洗漱用品等是必需品；而酒店自行配置的一些仅供内部员工休闲娱乐、与客人服务无直接关联的物品则可能是非必需品。

全面盘点物品

工作区域盘点：对工作场所的各个区域进行详细检查，包括办公桌面、抽屉、文件柜、仓库货架、生产车间的操作台等，记录下所有发现的物品，并初步判断其是否为必需品，可以制定盘点表格，将物品名称、数量、位置、使用频率等信息一一记录下来，以便后续分析和决策。

公共区域盘点：除了个人工作区域，公共区域如会议室、走廊、休息区等也不能忽视，这些区域可能存在一些被遗忘或随意放置的物品，同样需要按照判断标准进行梳理，在会议室中发现的过期会议资料、损坏的文具等可能属于非必需品。

标记与分类

使用标识牌：对于经过初步判断的物品，可以使用不同颜色的标识牌或标签进行标记，绿色标签代表必需品，红色标签代表非必需品，这样在后续的处理过程中可以更加直观地进行识别和区分。

分类存放：根据标记结果，将物品分为必需品和非必需品两类，并分别放置在不同的区域，这有助于避免在清理过程中出现混淆，同时也为后续的清理和处理工作做好准备。

第二步：清理非必需品

制定清理计划

确定清理时间：根据工作场所的实际情况和业务需求，合理安排清理非必需品的时间，可以选择在工作相对空闲的时间段，如周末、节假日或业务淡季进行集中清理，以尽量减少对正常工作的影响，也可以将清理工作分解为小任务，在日常工作中逐步完成。

分配责任人员：明确每个区域的清理责任人，确保清理工作得到有效执行，可以将工作区域划分为若干个小区域，分配给具体的员工或团队负责，设立监督人员，对清理工作的进度和质量进行检查和监督。

实施清理行动

移除非必需品：按照清理计划，将标记为非必需品的物品从工作场所中移除，对于有价值但暂时不用的物品，可以进行妥善保管，如存放在专门的仓库或储备区，并建立相应的库存管理制度，对于没有价值或已经损坏无法使用的物品，可以考虑出售、捐赠或报废处理。

清洁与整理：在移除非必需品后，对工作区域进行彻底的清洁和整理，擦拭设备表面、清扫地面、整理文件和物品摆放等，使工作场所恢复整洁有序的状态，这不仅有助于提高工作效率，还能营造一个舒适、安全的工作环境。

定期回顾与持续改进

建立检查机制：定期对工作场所进行检查，确保非必需品不会再次堆积，可以每周或每月进行一次例行检查，及时发现并处理新出现的非必需品，鼓励员工随时报告发现的非必需品，形成全员参与的良好氛围。

归纳经验教训：每次清理工作完成后，对整个过程进行归纳和分析，回顾判断标准是否准确、清理计划是否合理、执行过程中存在哪些问题等，根据归纳结果，对5S整理工作的方法进行不断优化和改进，提高工作效果和效率。

通过以上两个步骤的实施，可以有效地对工作场所进行整理，区分和清除非必需品，为后续的整顿、清扫、清洁和素养工作打下坚实的基础，从而全面提升工作效率和工作环境质量。

相关问答FAQs

问题1：在判断物品是否为必需品时，如果团队成员之间意见不一致该怎么办？

回答：当团队成员对物品是否为必需品的判断存在分歧时，可以组织讨论会议，让大家各自阐述自己的理由和观点，包括该物品的使用频率、在工作流程中的作用以及对客户的潜在影响等方面，共同参考相关的工作流程文件、标准操作规程以及过往的经验数据等客观依据，进行分析和评估，如果仍然无法达成一致，可以邀请上级主管或相关领域的专家进行裁决，以确保判断的公正性和准确性，在这个过程中要鼓励团队成员充分沟通和交流，尊重彼此的意见，以提高团队的协作能力和对5S管理方法的理解与认同。

问题2：清理非必需品后，如何防止它们再次混入工作场所？

回答：为了防止非必需品再次混入工作场所，可以采取以下措施，加强对员工的培训和教育，让他们充分认识到保持工作场所整洁有序的重要性，以及非必需品对工作效率和环境的负面影响，从而提高员工的自律意识，在工作场所的入口处设置明显的提示标识，提醒员工不得随意带入非必需品，建立物品准入制度，对于新进入工作场所的物品进行严格的审核和登记，定期进行自查和监督检查，及时发现并处理新出现的非必需品，还可以设立奖励机制，对能够长期保持工作区域无非必需品的员工或团队给予一定的奖励，激励大家积极参与5S管理工作。

小编有话说

5S整理工作虽然看似简单，但却是提升工作环境和效率的重要基础，通过明确区分必需品和非必需品并彻底清理非必需品这两个关键步骤，我们能够为工作场所带来诸多积极变化，希望大家都能重视并认真执行5S整理工作，让工作环境更加整洁、高效，为企业的发展和个人的工作体验创造更好的条件。